Każde nowo narodzone dziecko należy zarejestrować w Urzędzie Stanu Cywilnego. Jest to obowiązek rodziców lub opiekunów prawnych. Przepisy prawne określają terminy, w czasie których należy dokonać zgłoszenia noworodka. Dopiero po rejestracji w USC, dziecko staje się pełnoprawnym obywatelem kraju, któremu przysługują różnego rodzaju świadczenia.

Przepisy dotyczące rejestracji dziecka uległy zmianie z początkiem 2015 roku, dlatego też jeżeli zgłaszamy narodzenie kolejnego dziecka, to zwróćmy uwagę na zmiany, aby nie było konieczności kilkukrotnej wizyty w urzędzie.

Kiedy i gdzie zarejestrować dziecko w Urzędzie Stanu Cywilnego?

Zgłoszenia urodzenia dziecka dokonuje się w terminie 21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia (przed zmianą przepisów termin ten wynosił jedynie 14 dni), natomiast w przypadku, gdy dziecko urodzi się martwe w terminie 3 dni od dnia sporządzenia karty martwego urodzenia. W tym okresie należy zgłosić się do Urzędu Stanu Cywilnego właściwego ze względu na miejsce urodzenie dziecka, aby dokonać rejestracji urodzenia (jest to również zmiana w stosunku do wcześniejszych uregulowań, które pozwalały na rejestrację w miejscu zamieszkania i zameldowania rodziców). Nawet, jeżeli dziecko urodziło się poza miejscem zamieszkania lub zameldowania rodziców, to nie zmienia to faktu, że zgłoszenia należy dokonać w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwego dla podmiotu leczniczego (szpitala) w którym został odebrany poród.

Przykład: Rodzice zamieszkują na stałe w Kielcach, jednak kobieta urodziła dziecko w szpitalu w Krakowie. W którym mieście należy dokonać rejestracji dziecka?

W Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla szpitala w Krakowie, gdyż to do tego USC szpital prześle kartę urodzenia dziecka.

Jeżeli rodzice, czy też opiekun prawny, nie dokonają zgłoszenia urodzenia dziecka w ustawowym terminie wskazanym powyżej, to kierownik urzędu stanu cywilnego ma obowiązek sporządzenia z urzędu aktu urodzenia dziecka na podstawie przesłanej mu przez szpital karty urodzenia lub karty martwego urodzenia. Dokument będzie posiadał adnotację, iż został sporządzony z urzędu, natomiast rodzice zostaną listownie poinformowani o tym fakcie. Należy pamiętać, że w takiej sytuacji to kierownik Urzędu Stanu Cywilnego wybierze dziecku imię, zazwyczaj wybierając wśród najczęściej nadawanych imion w kraju.

Kto przekazuje kartę urodzenia lub kartę martwego urodzenia do USC?

Kartę urodzenia lub kartę martwego urodzenia przekazuje do Urzędu Stanu Cywilnego podmiot wykonujący działalność leczniczą (tj. szpital w którym odbył się poród).

W przypadku, gdy dziecko nie przyszło na świat w szpitalu (np. poród odbył się w domu, w drodze do szpitala itp.), zgłoszenia narodzenia dziecka dokonuje lekarz lub położna obecny przy porodzie.
Jeśli przy porodzie nie było lekarza lub położnej, to zgłoszenie urodzenia wystawia lekarz, który badał kobietą już po porodze.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami podmiot wykonujący działalność leczniczą powinien dostarczyć kartę urodzenia kierownikowi USC w terminie 3 dni od jego sporządzenia. W przypadku wystawienia karty martwego urodzenia dokument należy dostarczyć do USC w terminie 1 dnia od dnia jej sporządzenia.

Kto może dokonać rejestracji dziecka w Urzędzie Stanu Cywilnego?

Zgłoszenia urodzenia dziecka dokonują:

• ojciec dziecka;
• matka, jeżeli pozwala na to jej stan zdrowia;
• pełnomocnik, jeżeli rodzice go ustanowią.

Dokonać rejestracji może matka lub ojciec, posiadający pełną zdolność do czynności prawnych tj. pełnoletni oraz nie ubezwłasnowolniony. Jedynym odstępstwo od powyżej zasady zachodzi w przypadku, gdy rodzice dziecka są niepełnoletni, ale ukończyli 16 rok życia oraz posiadają ograniczoną zdolność do czynności prawnych (tj. prawo do decydowania o zwykłych czynnościach życia codziennego). W takiej sytuacji jedno z nich lub oboje mogą udać się do Urzędu Stanu Cywilnego, aby zarejestrować nowonarodzone dziecko. Natomiast w pozostałych przypadkach zgłoszenia urodzenia dokonuje przedstawiciel ustawowy lub opiekun matki.

Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji dziecka w USC?

Przed zmianami dokonanymi w 2015 roku, udając się do Urzędu Stanu Cywilnego należało zgromadzić kilka dokumentów potwierdzających m.in. stan cywilny, czy też tożsamość rodziców. Po nowelizacji przepisów, rodzic udając się do USC ma obowiązek posiadać jedynie do okazania dokument tożsamości w postaci dowodu osobistego lub paszportu. Urzędnik nie będzie wymagał żadnych innych dokumentów, gdyż karta urodzenia dziecka lub karta martwego urodzenia jest przesyłana przez szpital bezpośrednio do USC. Z wizyty w urzędzie zostanie jedynie spisany protokół, który stanowi podstawę do wydania aktu urodzenia dziecka.

W przypadku, gdy za rodziców dokonywać zgłoszenia będzie pełnomocnik, to należy pamiętać o udzieleniu pełnomocnictwa ze wskazaniem imienia, jakie chcemy nadać dziecku. Dokument pełnomocnictwa należy okazać w Urzędzie Stanu Cywilnego.

Czy za zarejestrowanie dziecka w Urzędzie Stanu Cywilnego trzeba zapłacić?

Nie, rejestracja urodzenia, jak również martwego urodzenia jest bezpłatna. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego wyda rodzicowi jeden egzemplarz odpisu skróconego aktu urodzenia, powiadomienie o nadaniu numeru PESEL (o ile będzie taka możliwość, gdyż decyzja o nadaniu może zostać nadana pocztą na adres zamieszkania) oraz potwierdzenie zameldowania dziecka bez ponoszenia dodatkowych opłat. We wcześniejszych latach USC wydawał rodzicowi trzy odpisy aktu urodzenia, jednakże przepisy w tym zakresie uległy zmianie. Jeżeli potrzebujemy dodatkowego egzemplarza aktu urodzenia, to należy już dokonać stosownej opłaty, a USC wyda odpis dokumentu.

Nazwisko dla dziecka – uznanie ojcostwa

Nadanie nazwiska dziecku, które urodziło się w trakcie trwania małżeństwa nie powoduje żadnych trudności, gdyż rodzice przed zawarciem związku małżeńskiego określili, jakie nazwisko będą nosiły wspólne dzieci małżonków.
Problem w nadaniu nazwiska pojawia się w przypadku dzieci, których rodzice nie są małżonkami. Partner kobiety może nadać swoje nazwisko dziecku, jeśli jest jego ojcem. Mężczyzna od którego dziecko pochodzi, aby skutecznie uznać ojcostwo, musi złożyć oświadczenie, że jest ojcem przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego. Następnie matka dziecka potwierdzi ojcostwo mężczyzny stawiając się z nim jednocześnie lub w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia przez mężczyznę oświadczenia w Urzędzie Stanu Cywilnego.

Oświadczenie dokumentuje się w formie protokołu, który podpisują rodzice dziecka i kierownik USC.
Kierownik USC może odmówić przyjęcia oświadczenia od mężczyzny, jeżeli uzna, że uznanie ojcostwa przez niego jest niedopuszczalne lub poweźmie wątpliwości, co do jego ojcostwa. W terminie 7 dni od dnia odmowy matka dziecka oraz mężczyzna, który twierdzi, że jest ojcem otrzymają na piśmie uzasadnienie przyczyn odmowy. W takim przypadku mężczyzna może wystąpić o uznanie ojcostwa przed sądem opiekuńczym.

[Więcej informacji w artykule : Ojcostwo – jak je ustalić a jak mu zaprzeczyć?]

Źródła:

1. Ustawa kodeks rodzinny i opiekuńczy z dnia 23 kwietnia 1964 r.
2. Ustawa prawo o aktach stanu cywilnego z dnia 28 listopada 2014 r.

Kto i jakie imię nadaje dziecku?

Osoba zgłaszająca urodzenie dziecka składa do protokołu oświadczenie o wyborze nie więcej niż dwóch imion dla dziecka. Ustawodawca nie wprowadził żadnej sformalizowanej listy imion, które można nadać noworodkowi. We wcześniejszym stanie prawnym imiona obcojęzyczne można było nadawać dzieciom jedynie w przypadku, gdy jedno z rodziców miało zagraniczne pochodzenie. W chwili obecnej niezależnie od obywatelstwa i narodowości rodziców dziecka wybrane imię lub imiona mogą być obce, o ile nie wskazują na płeć dziecka, albo w powszechnym znaczeniu są przypisane do danej płci.

Poprzez imię wskazujące na płeć, należy rozumieć takie imię, które w powszechnym rozumieniu przez społeczeństwo przypisane jest lub wskazuje na płeć przeciwną. W języku polskim podział imion kształtuje się ze względu na literę je kończącą: żeńskie – zakończone samogłoską „a” np. Anna, Klara, Maria itp. oraz męskie zakończone spółgłoską np. Marek, Jan, Tomasz itp. Jeżeli zagraniczne imię zakończone jest zgodnie z powyższa zasadą, to urzędnicy rejestrujący dziecko nie powinni mieć wątpliwości, co do jego zgodności z przepisami prawa. Natomiast problemy mogą pojawić się w przypadku, gdy zechcemy nadać chłopcu imię zakończone na samogłoskę „a”, które nie jest popularne i nie funkcjonuje w obiegu np. Touma (arabski odpowiednik imienia Tomasz), Gianluca, czy też Kosma. W takiej sytuacji urzędnicy mogą mieć wątpliwości, a nawet odmówić nadania dziecku określonego imienia.

Również możemy spotkać się z odmową nadania określonego imienia dziecku, jeżeli jest ono uznane za nadające się zarówno dla dziewczynki, jak również dla chłopca np. Paris, Alex, Ariel, Cameron, Jordan, czy też Angel.
Wybrane przez rodziców imię nie może być zamieszczone w akcie urodzenia w formie zdrobniałej oraz nie może mieć charakteru ośmieszającego lub nieprzyzwoitego.

Określenie czy dane imię spełnia warunki ustawowe oraz wydanie zgody na jego nadanie, w dużej mierze zależy od urzędników przyjmujących wniosek o rejestrację urodzenia się dziecka. Często bywa tak, że w jednym urzędzie dane imieniu uznane zostanie za niezgodne z przepisami, natomiast w sąsiedniej placówce zostaje nadane. W takim przypadku pozostaje rodzicom jedynie droga administracyjna, aby sprawdzić czy urząd słusznie odmówił nadania określonego imienia.

Czy kierownik USC może odmówić nadania określonego imienia?

Tak, jeżeli wybrane przez rodziców imię lub imiona są w formie zdrobniałej lub mają charakter ośmieszający, nieprzyzwoity lub nie wskazują na płeć dziecka kierując się powszechnym znaczeniem imion, to kierownik Urzędu Stanu Cywilnego ma prawo odmówić wpisania ich do aktu urodzenia. W takim przypadku kierownik USC wydaje decyzję administracyjną, która podlega natychmiastowemu wykonaniu i samodzielnie decyduje o nadaniu innego imienia (zazwyczaj najczęściej nadawanego w kraju) dziecku. Rodzice mają prawo odwołania się od przedmiotowej decyzji oraz prawo dochodzenia swoich racji na drodze administracyjnej. Odwołanie należy skierować do wojewody, za pośrednictwem Urzędy Stanu Cywilnego, który odmówił nadania określonego imienia. Następnie USC całą dokumentację przekaże wojewodzie, który ustosunkuje się do twierdzeń obu stron.

Czy można dokonać zmiany nadanego dziecku imienia?

Ważna informacja dla rodziców, którzy zakładali nadanie dziecku innego imienia niż to, które zostało podane kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego podczas rejestracji urodzenia. Jeśli już po wydaniu aktu urodzenia dziecka rodzice zauważą, iż imię zostało źle zapisane, posiada literówkę, inną niż zakładali formę lub zostało po prostu omyłkowo wskazane przez jednego z rodziców, to mają prawo do jego zmiany. Termin w którym należy zgłosić się w tym celu do USC wynosi 6 miesięcy od dnia sporządzenia aktu urodzenia dziecka. Należy zaznaczyć, iż zmiany można dokonać tylko jeden raz, dlatego wybór ten powinien być przemyślany, a zapis imienia przez rodziców sprawdzony. Dokonanie zmiany następuje poprzez złożenie przez rodziców oświadczenia, które następuje poprzez wpisanie do protokołu, który następnie podpisują rodzice dziecka oraz kierownik USC.

Zmiana imienia może polegać na zastąpieniu wybranego imienia innym imieniem, zastąpienia dwóch imion jednym imieniem lub odwrotnie, dodaniu drugiego imienia, zmianie pisowni imienia lub imion lub zmianie ich kolejności.
Jeżeli zdecydujemy się na zmianę imienia dziecka po terminie 6 miesięcy od daty sporządzenia aktu urodzenia, to urząd odmówi przyjęcia oświadczenia.

Kiedy zostaje nadany PESEL dla dziecka?

Numer ewidencyjny PESEL zostanie dziecku nadany po dokonaniu zgłoszenia urodzenia dziecka w Urzędzie Stanu Cywilnego. Kierownik USC wystąpi do właściwego ministra do spraw informatyzacji o nadanie numeru PESEL. W zależności od przyjętej praktyki, numer może zostać wygenerowany bezpośrednio po dokonaniu zgłoszenia lub przesłany pocztą na adres zamieszkania.

Zameldowanie dziecka

Po zarejestrowaniu w urzędzie stanu cywilnego, kierownik dokonuje zameldowania dziecka w miejscu stałego lub tymczasowego pobytu rodziców lub jednego z rodziców, u którego dziecko faktycznie będzie mieszkało.
Ustawodawca nie przewiduje szczególnych przepisów oraz wyznaczników, które miałyby wskazywać czy pierwszeństwo będzie miało miejsce stałego lub tymczasowego pobytu matki, czy też ojca. Rodzice w tym zakresie mają równe uprawnienia. Jednak w sytuacji, gdy matka i ojciec nie mieszkają razem, a co za tym idzie posiadają różne miejsca pobytu, należy zameldować dziecko u jednego z rodziców, u którego dziecko będzie faktycznie mieszkało.

Czy można zameldować dziecko w wynajmowanym mieszkaniu?

Tak, jeżeli jest to miejsce w którym rodzice dziecka lub jedno z nich u którego dziecko będzie faktycznie mieszkało ma w nim stałe lub tymczasowe miejsce pobytu.

Ważne! Jeżeli rodzic posiada umowę najmu lokalu mieszkalnego, to do zameldowania siebie nie potrzebuje zgody właściciela. Umowa cywilno – prawna w postaci umowy najmu zastępuje zgodę właściciela, gdyż stanowi dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu.

Jeżeli do wynajęcia lokalu doszło na chwilę przed porodem, po porodzie lub nawet w dniu wypisu ze szpitala, rodzic powinien najpierw dokonać swojego meldunku w przedmiotowym mieszkaniu, a następnie przy dokonywaniu zgłoszenia dziecka w USC dokonać zameldowania dziecka pod wskazanym adresem.

Zameldowanie następuje z dniem sporządzenia aktu urodzenia i jest dokonywane z urzędu.

Na podstawie jakich dokumentów oraz w jakim terminie tworzy się akt urodzenia?

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego sporządza akt urodzenia na podstawie karty urodzenia lub karty martwego urodzenia przekazanej przez podmiot wykonujący działalność leczniczą (szpital) oraz protokołu zgłoszenia urodzenia dziecka.
Urzędnik przygotowuje akt urodzenia dziecka tego samego dnia w którym zostało dokonane zgłoszenie. Zazwyczaj dokument ten wydawany jest „od ręki” po wykonanej czynności oraz uzupełnieniu wszystkich danych potrzebnych do rejestracji.
Jedynie w przypadku, gdy udział w przedmiotowej czynności nie jest możliwy z powodu choroby, niepełnosprawności lub innej niedającej się pokonać przeszkody, czynności tej można dokonać w miejscu pobytu osoby, która ma dokonać zgłoszenia, jeżeli pozwalają na to okoliczności. Taka możliwość dotyczy jedynie wyjątkowych przypadków, gdy jedyna osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia w Urzędzie Stanu Cywilnego nie ma fizycznej możliwości stawić się w urzędzie. W takim przypadku akt urodzenia będzie można odebrać z urzędu w ciągu dwóch dni od dokonania zgłoszenia.

Protokół zgłoszenia urodzenia dziecka

Protokół zgłoszenia urodzenia dziecka sporządza kierownik Urzędu Stanu Cywilnego dokonujący rejestracji. Po zakończeniu czynności dokument jest podpisywany przez osobę zgłaszającą oraz kierownika USC.

W protokole zgłoszenia urodzenia zamieszcza się informacje takie jak:

• nazwiska, imiona oraz nazwiska rodowe, daty i miejsca urodzenia rodziców dziecka, numery PESEL rodziców dziecka, jeżeli zostały nadane;
• oświadczenie o wyborze imienia lub imion dziecka;
• nazwisko dziecka;
• datę i miejsce urodzenia dziecka;
• obywatelstwo dziecka;
• obywatelstwo rodziców dziecka;
• nazwisko i imię osoby zgłaszającej urodzenie oraz oznaczenie dokumentu tożsamości tej osoby;
• miejsce sporządzenia aktu małżeństwa i oznaczenie tego aktu lub miejsce sporządzenia aktu urodzenia każdego z rodziców dziecka i oznaczenie tych aktów;
• nazwisko i imię biegłego lub tłumacza, jeżeli brał udział w czynności;
• adres do korespondencji osoby zgłaszającej urodzenie;
• nazwisko i imię kierownika urzędu stanu cywilnego przyjmującego zgłoszenie.

Rejestracja dziecka, które urodziło się martwe

Rodzice, których dziecko urodziło się martwe dokonują zgłoszenia urodzenia w terminie 3 dni od dnia sporządzenia karty martwego urodzenia. Jeżeli rodzice czekają na wyniki badań genetycznych, wskazany powyżej termin biegnie od dnia uzyskania wszelkich potrzebnych dokumentów (również wyników badań genetycznych) do sporządzenia karty martwego urodzenia.

Karta martwego urodzenia jest dokumentem, który wystawia lekarz w przypadku, gdy możliwe jest określenie płci dziecka. Uprawnia rodziców do rejestracji utraconego dziecka w USC. Po dokonaniu wszelkich formalności rodzice mogą uzyskać akt urodzenia dziecka z adnotacją, iż urodziło się martwe. Rejestracja dziecka ma znaczenie praktyczne dla rodziców, gdyż mogą uzyskać dodatkowe uprawnienia m.in. skrócony urlop macierzyński lub zasiłek pogrzebowy.

[Więcej informacji w artykule : Strata dziecka nienarodzonego tzw. poronienie oraz urodzenie martwego dziecka]

Źródła

1. Ustawa o prawach pacjenta z dnia 8 czerwca 2017 roku.
2. Ustawa prawo o aktach stanu cywilnego z dnia 28 listopada 2014 roku.